社内備品管理を効率化する方法｜エクセルの限界とRFID活用

社内備品の管理は、業務効率やコスト削減に直結する重要な業務です。パソコンやモニター、プロジェクター、ツール類など、オフィスで使用する備品は種類が多く、複数の部署や拠点で利用されます。「誰が持ち出したのか分からない」「棚卸に時間がかかる」「紛失が頻発する」――こうした課題は、管理方法に原因があります。この記事では、エクセルで備品管理を行うメリット・デメリットを整理し、RFIDを活用したTAGMATCHソリューションによる効率化方法をご紹介します。

社内備品管理の重要性とよくある課題

社内備品管理の目的は、以下の3つです。

・紛失防止：高価な機器や重要なツールの所在を把握
・棚卸の効率化：定期的な数量確認をスムーズに
・利用状況の可視化：誰が、いつ、どの備品を使用しているかを記録

しかし、従来の管理方法では次のような課題が発生します。

・持ち出し・返却の記録漏れ
・複数拠点での管理が煩雑
・棚卸に時間と人手がかかる

エクセルで備品管理するメリット・デメリット

それぞれを以下でご紹介します。

メリット

・導入コストがかからない：既存のPCで手軽に始められる
・操作に慣れている：新しいシステムを覚える必要がない

デメリット

・複数拠点での同時編集が困難
・紛失や持ち出し管理が不十分
・データ改変リスク：誤って上書きや削除すると復元が難しい
・棚卸に時間がかかる：備品数が多いと確認作業が膨大

エクセルは「簡単に始められる」反面、備品の種類や拠点が増えると管理が複雑になり、業務効率が低下します。

エクセル管理の限界を超える方法｜RFID活用

こうした課題を解決する方法として注目されているのが、RFID（ICタグ）を活用した管理システムです。
RFIDを使えば、備品にICタグを貼り付け、ハンディリーダーでスキャンするだけで、持ち出し・返却状況を自動記録できます。
さらに、ネットワークで接続することで、複数拠点の備品を一括管理できます。

TAGMATCHで備品管理を効率化するメリット

TAGMATCHは、RFIDを活用した持ち出し・返却管理ソリューションです。
導入することで、次のようなメリットがあります。

・棚卸時間を大幅削減：ハンディリーダーで一括読み取り
・紛失防止：誰がどの備品を持ち出したかを自動記録
・複数拠点対応：ネットワークで一元管理
・簡単導入：既存の業務フローに合わせて設定可能

まとめ｜RFIDで備品管理をスマートに

社内備品管理は、業務効率化とコスト削減に欠かせない業務です。
エクセルでの管理は手軽ですが、備品数や拠点が増えると限界があります。
RFIDを活用したTAGMATCHなら、棚卸の効率化・紛失防止・複数拠点管理を簡単に実現できます。