棚卸効率化のポイントとは？具体的な方法をご紹介

棚卸業務は、多くの企業にとって重要なものでありながら、効率化が求められる領域でもあります。
特に、在庫の正確な把握や業務のスピード化は、コスト削減と生産性向上につながります。

近年、棚卸を効率化するためのツールやシステムが登場し、企業の業務改善に大きく貢献しています。
そこで、この記事では、棚卸効率化のための具体的な方法と、総務部担当者が知っておくべきポイントをご紹介します。

棚卸とは？基本的な作業内容とその重要性

棚卸とは、企業が保有する在庫品や製品を定期的に確認し、その数量や状態を把握するための業務のことです。

棚卸は企業の財務状況を正確に把握し、在庫管理の適正化を図るために非常に重要な役割を果たします。
具体的には、在庫の過不足を防ぎ、適切な資材調達をサポートすることで、無駄なコストの削減や生産性向上に貢献します。

特に、棚卸は正確な在庫管理に欠かせません。
企業は棚卸を通じて、現在の在庫状況を確認し、それに基づいて製品の発注計画を立てることで、業務をスムーズに進めることができます。

また、棚卸が適切に行われていないと、過剰在庫や欠品が発生し、企業全体の運営に悪影響を与える可能性があります。
棚卸を効率化することは、こうしたリスクを低減するためにも不可欠です。

棚卸の目的

棚卸の主な目的は、企業の在庫状況を把握し、財務諸表や経営判断に必要なデータを提供することです。

具体的には、以下のような目的があります。

・在庫の正確な把握：企業が保有する在庫の数量や状態を確認し、不足分の発注や余剰在庫の調整を行う。

・コスト管理：過剰在庫や不良在庫を防ぐことで、無駄なコストを削減し、資金効率を高める。

・業務効率の向上：適切な在庫管理により、業務プロセスを最適化する。

棚卸作業における課題とは

棚卸業務は企業にとって重要なプロセスですが、いくつかの課題が存在します。
特に手作業が多くを占める従来の棚卸方法では、ヒューマンエラーや時間・コストの問題が大きな負担となることがよくあります。

よくあるヒューマンエラー

棚卸の最もよくある課題の一つは、ヒューマンエラーです。
手作業で在庫を数えたり、データを手入力したりするプロセスでは、人的ミスが避けられません。

たとえば、次のようなミスがよく発生します。

・数え間違い：在庫の数を数える際に、抜け落ちや過剰なカウントが発生することがあります。

・記録ミス：紙に手書きした在庫数をデジタルデータに入力する際に、数字の打ち間違いや項目のズレが起こりがちです。

・在庫配置ミス：管理物が指定された棚に正しく配置されていない場合、在庫情報が混乱しやすく、余計な在庫不足や過剰在庫が発生する原因となります。

これらのヒューマンエラーを防ぐためには、手動作業の割合を減らすのが有効です。
自動化ツールや棚卸専用の管理システムを導入することで、エラーの発生を大幅に減らすことができます。

時間とコストの負担

棚卸業務は、時間とコストの大きな負担にもなります。
特に、以下の点が問題となることが多いです。

・長時間の作業：在庫数が多い企業では、棚卸に数日間を要する場合もあります。通常の業務を中断して行う必要があるため、生産性が低下しがちです。

・人件費の増加：棚卸に必要な人員が増えると、その分の人件費がかかります。さらに、棚卸を夜間や休日に行う場合、時間外労働として追加のコストが発生します。

・機会損失：棚卸にかかる時間や労力は、他の業務に割り当てることができたリソースを圧迫します。特に、在庫管理のミスや遅延が発生すると、販売機会を逃すリスクが高まります。

これらの課題を理解し、改善策を講じることが効率化の第一歩です。
最新の在庫管理システムや自動化ツールを導入することで、作業のスピードと精度を高めることが可能です。

棚卸作業を効率化するための具体的な方法

棚卸作業の効率化は、企業の在庫管理の精度向上やコスト削減に直結する重要な課題です。
ここでは、棚卸作業を効率化するための具体的な方法を3つのポイントに分けて解説します。

普段からの在庫管理の徹底

棚卸をスムーズに行うためには、日常的な在庫管理の精度が鍵です。
普段から在庫の状況を正確に把握しておくことで、棚卸作業時の混乱を防ぎ、効率的に進めることが可能です。

・定期的な在庫チェック：定期的に在庫データと実際の在庫を照合し、不整合がないか確認することが重要です。この結果、棚卸時に発生する誤差を最小限に抑えることができます。

・自動化ツールの活用：在庫管理システムを利用することで、手動での在庫チェックの手間が省け、データの精度が向上します。

棚卸時の作業手順の見直し

棚卸作業を効率化するためには、現在の作業手順を見直し、改善を行うことが必要です。特に、作業のフローが複雑であったり、無駄な手順が含まれていたりする場合、作業全体の効率が低下します。

・標準化された手順の導入：棚卸の手順を標準化し、作業する担当者が同じフローで進められるようにすることが重要です。この結果、個人ごとのやり方に差が出ることなく、一定の品質で作業を進行できるようになります。

・複数人での分担作業：棚卸作業を複数の担当者に分担することで、作業時間を短縮しつつ正確さを確保できます。適切な役割分担を行うことで、全体の効率が飛躍的に向上するでしょう。

自社に合った効率化ツールの選定

棚卸業務をさらに効率化するためには、自社の業務内容に合ったツールやシステムを導入すると効果的です。効率化ツールの導入により、作業の負担が軽減され、棚卸のスピードアップと正確な在庫管理が実現します。

特に、棚卸専用の管理システムを導入することで、作業時間の短縮やミスの削減が期待できます。

棚卸作業の注意点と効率化の成功の鍵

棚卸作業を効率化するためには、事前に注意すべきポイントを押さえ、効率的な作業手順を確立することが重要です。

ここでは、棚卸作業のミスを防ぎ、効率化を成功させるための鍵となる2つの重要な要素について解説します。

ミスを防ぐ作業フローの確立

棚卸業務は、複数のステップを経て進行するため、作業フローが複雑になりがちです。
ミスを防ぎ、スムーズな作業を行うためには、明確でシンプルな作業フローを確立することが重要です。

標準化されたフローを設ける

棚卸の手順を明確化、標準化することで、担当者による作業のバラつきを防ぎます。
たとえば、各在庫アイテムの取り扱い方法や数え方を統一し、誰が作業を行っても同じ結果が得られるようにすることがポイントです。

デジタルツールの活用

作業フローにバーコードスキャナーやRFIDなどのデジタルツールを組み込むことで、在庫の数え間違いを減らし、正確なデータの取得が可能になります。
たとえば「TAGMATCH（タグマッチ）」のような管理システムを活用すれば、リアルタイムで持出・返却状況を把握でき、ミスを最小限に抑えた効率的な棚卸が実現します。

棚卸作業の実施スケジュールと人員管理

効率的な棚卸作業を行うためには、適切なスケジュールと人員管理が必要です。
事前に計画を立て、最適なタイミングで棚卸を実施することで、作業のスムーズな進行につながります。

定期的なスケジュールの策定

棚卸作業を効率化するためには、あらかじめ定期的な棚卸スケジュールを策定し、計画的に実施することが重要です。
事前に準備を整えることで、当日の作業が滞りなく進行し、業務全体への影響を最小限に抑えられます。

適切な人員配置

棚卸作業を効率的に進めるためには、適切な人員を配置することが求められます。作業の分担を明確にし、それぞれの担当者に役割を割り当てることで、作業がスムーズに進行します。

また、必要に応じて臨時スタッフを投入することで、棚卸にかかる時間を短縮し、通常業務への影響を最小限に抑えることが可能です。

棚卸を効率化する最新ツールと技術

最新のツールや技術の導入により、従来の手作業で発生しやすかったヒューマンエラーを防ぎ、作業時間の大幅な短縮を図ることができます。

ここでは、棚卸を効率化するために活用できる最新のツールや技術について解説します。

RFIDタグとバーコード技術

棚卸を効率化するために、RFID（Radio Frequency Identification）タグやバーコード技術が広く採用されています。
これらの技術は、在庫品に取り付けられたタグやコードをスキャンするだけで、リアルタイムで在庫状況を確認できるため、従来の手作業による在庫カウントを自動化します。

RFIDのメリット

RFIDタグは、スキャンするために管理物に触れる必要がなく、遠隔からでもデータの読み取りが可能です。
一度に多くの在庫データを効率的に収集できるため、棚卸のスピードが向上します。

バーコードのメリット

バーコード技術は、比較的安価で導入が容易です。
バーコードリーダーで在庫をスキャンし、デジタル化されたデータを即座に記録できるため、データ入力時のミスを防ぐことができます。

棚卸管理システム

効率的な棚卸作業のためには、専用の棚卸管理システムを導入すると効果的です。
棚卸業務を一元管理し、在庫の追跡やデータの整理がスムーズに行えるようになります。

クラウドベースの在庫管理

クラウドベースの在庫管理システムを導入することで、どこからでも在庫状況を確認できるようになります。
リアルタイムでデータを更新し、複数の担当者が同時に棚卸作業を進められるため、特に多拠点展開している企業にとっては有効な手段です。

特に、クラウド型の在庫管理システムは、スケーラビリティに優れており、事業拡大に伴って容易にシステムを拡張することが可能です。
また、ソフトウェアの更新も自動的に行われるため、常に最新の機能を活用できる点も魅力です。

AIと自動化技術

AI（人工知能）や機械学習を活用することで、棚卸の自動化が進み、より精度の高い在庫管理が可能になります。
また、AIを使った予測分析により、棚卸の頻度や在庫補充のタイミングを最適化し、無駄な在庫を削減できます。

AIを活用した在庫管理システムでは、過去の販売データや消費パターンを分析し、今後の需要予測を行うことが可能です。これにより、在庫が不足したり、過剰に保持されたりするリスクを最小限に抑えられます。

まとめ

棚卸業務は、企業にとって正確な資産や備品管理やコスト削減を実現するために非常に重要なプロセスです。しかし、その業務には多くの時間や労力が必要で、ヒューマンエラーのリスクも伴います。

棚卸業務の効率化は、業務全体の生産性向上や企業の利益確保に直結します。
今後は、紹介した最新ツールや技術を積極的に導入し、棚卸作業をより簡便かつ正確に進めていくことが、企業の競争力を高める鍵となるでしょう。

特に、RFIDを利用する「TAGMATCH（タグマッチ）」のような管理システムを活用することで、棚卸作業の精度とスピードが飛躍的に向上します。
TAGMATCHを活用すれば、管理したいモノにICタグを貼るだけで、ハンディリーダーを箱や保管庫などにかざすだけで資産や備品管理が可能一括読み込みが可能です。
見当たらない、見つからないモノの探索も、ハンディリーダーを向ければ、探索物のタグに反応するため、簡単に見つけることができます。