物品管理とは？目的や手順をわかりやすく解説｜業務効率化を実現する方法

物品管理とは、企業が使用する消耗品や機材、備品などの数量・状態・保管場所を管理することです。
適切な物品管理を行えば、業務効率化やコスト削減、最適な環境維持、セキュリティリスク軽減、内部統制の強化など、多くのメリットが得られます。

物品管理は企業に不可欠な業務

物品管理は、日常業務の基盤を支える重要なプロセスの一つです。
管理が不十分だと、必要な物品が見つからない、備品が不足するなどのトラブルを招き、業務全体の効率低下につながります。
この記事では、物品管理の基本や在庫管理との違い、手順、そして効率化に役立つシステム「TAGMATCH」について解説します。

物品管理と在庫管理の違い

物品管理とは、企業が事業活動で使用する機材・消耗品・備品などの数量・状態・保管場所を把握・記録する業務です。
入庫から出庫、廃棄に至るまで、物品の流れを管理します。

一方、在庫管理は「販売を目的とする商品・製品」を対象に行う業務です。
つまり、物品管理は「自社で使う資産」、在庫管理は「販売する商品」という点で目的が異なります。

物品管理の主な対象

消耗品：文房具、トイレットペーパー、洗剤など短期間で消費されるもの
機材：ノートパソコン、カメラ、タブレットなど社内外で使用するもの
備品：デスクやチェア、キャビネットなど耐用年数1年以上の固定資産

物品管理の目的

企業が物品管理を行う目的は主に4つあります。

1. 所在の把握

どこに何があるかを明確にしておくことで、物品の紛失や探し回る手間を防げます。
正確な所在管理は、業務効率化と損害防止の基本です。

2. 数量の把握

消耗品などの数量を定期的に確認することで、過剰在庫や不足による業務停滞を防止します。
適切な在庫量を維持することで、コスト削減にもつながります。

3. 状態の把握

機材や備品の状態を定期的に確認し、劣化や不具合を早期に発見します。
トラブルを未然に防ぐことで、業務中断のリスクを軽減します。

4. 資産状況の把握

企業が所有する物品は会計上の資産です。
取得日や金額を正確に管理することで、適正な減価償却処理や資産管理が可能になります。

物品管理の重要性

物品管理を適切に行うことは、企業経営にさまざまなメリットをもたらします。

業務効率化

必要な物品がどこにあるか明確であれば、探す時間を削減でき、業務の停滞を防ぎます。
また、故障や在庫不足による作業中断のリスクも低減します。

コスト削減

不要な重複購入や故障による買い替えを防ぐことで、コストの無駄を削減。
さらに、減価償却の正確な処理により、節税効果も期待できます。

最適な業務環境の維持

数量・状態を把握することで、常に必要な物が揃った最適な環境を維持できます。
突発的なトラブルを避け、安定した業務運営を支援します。

セキュリティリスクの軽減

ノートPCやUSBメモリなどの管理が不十分だと、情報漏洩や紛失のリスクが高まります。
物品管理を徹底することで、情報資産を安全に守ることができます。

内部統制の強化

物品の数量や所在を明確にすることは、社内の不正防止にもつながります。
持ち出し履歴を残すことで、透明性の高い運用体制を構築できます。

物品管理の基本手順

物品管理を正しく行うための基本ステップは次の6つです。

１．現状把握：まずは保有物品の棚卸しを行い、不要な物を処分します。
2．物品管理台帳の作成：品名・登録日・数量・保管場所・状態などを記録します。
３．分類とラベリング：カテゴリごとに分類し、バーコードやICタグを貼付。
４．保管配置の決定：使用頻度や重要度に応じて保管場所を最適化します。
５．定期的な棚卸し：実物と台帳を照合し、差異をチェックします。
６．運用ルールの周知：貸出・返却・使用方法などを明文化し、社内で共有します。

物品管理を効率化するシステム「TAGMATCH」

物品管理は重要である一方、すべてを手作業で行うと膨大な時間と手間がかかります。
そこで活用したいのが、ICタグを使った管理ソリューション「TAGMATCH（タグマッチ）」です。

TAGMATCHの特徴と導入効果

TAGMATCHは、専用のICタグとタグリーダーを活用して、物品の持出・返却を自動で記録できるシステムです。
物品に貼り付けたICタグをスキャンするだけで、手動入力なしにデータが更新されるため、
記録漏れや入力ミスを防ぎ、作業効率を大幅に向上させます。

また、オプションのハンディリーダーを利用すれば、複数のICタグを一括で読み取ることができ、
棚卸し作業の時間を大幅に短縮できます。
持出履歴や返却状況をリアルタイムで把握できるため、
「どこに何があるのか」「誰が使っているのか」を即座に確認でき、紛失や持ち出し忘れの防止にも効果的です。

まとめ：TAGMATCHで物品管理をスマートに

企業が保有する物品の適切な管理は、業務効率化・コスト削減・セキュリティ向上のすべてに直結します。
ただし、従来の手作業による管理では限界があり、記録ミスや作業負担が発生しやすいのも事実です。

ICタグによる自動管理が可能な「TAGMATCH」を導入すれば、
物品の所在・使用履歴を正確に把握し、棚卸や貸出・返却業務を効率化できます。
人的ミスの削減と運用負担の軽減を両立し、企業全体の管理体制をよりスマートに進化させましょう。