お客様の声

導入した背景についてお聞かせください。

主な業務である会計監査には、監査調書の管理が欠かせません。
日々、調書の持出や返却を行いますが、持ち出した時間や誰が持ち出したかなど、毎回紙に手書きで記入していました。
また、年に１回行う棚卸作業も、紙の管理表を見ながら、現物とひとつひとつ照らし合わせて行っていました。
本来の業務に集中するためにも、調書の管理の効率性・正確性の向上が課題となっていたのです。

そこで、これらの課題を解決すべく、新たなソリューションの導入を検討することになりました。
探したのは、この２つを実現可能なシステムです。

１．調書の持出返却をシステムで管理できること
２．調書の棚卸しをシステムで実施・管理できること

既に、調書の管理にシステムを導入している他の監査法人に尋ねたところ、探していた機能を有する「タグマッチ」を知ることができました。

選定の理由をお聞かせください。

タグマッチは、持出や返却をシステム化でき、棚卸のための機能があるということで目に留まりました。

RFIDを利用したシステムであり、日々の運用の中で文字の入力は不要。
また、年に１度の棚卸も、現物とひとつひとつ照らし合わせる作業が不要であるとの説明を受け、 調書の管理に関する課題を解決できるシステムであることがわかりました。

これらの機能を有しているというだけでも最低限求める要件を満たしていましたが、その他の選定基準として、多数の職員が日々の持出返却作業を行うため、操作がしやすいシステムであることを挙げていました。

その点でもタグマッチは操作方法が感覚的にわかりやすく、これが導入の決め手となりました。

導入までの流れはいかがでしたでしょうか。

タグマッチの導入を決めたものの、これまで紙によるマニュアル管理をしてきたため、システムを使った管理への変更に様々な不安はありました。

「導入当初は混乱するのではないか」「システムが正しく利用されるのか」などの声が上がったため、調書管理の業務フローを作成し、タグマッチを利用する必要がある作業を整理するなど運用の見直しを行いました。
その上で、タグマッチの操作方法を含めた調書管理のマニュアルを作成し、マニュアルを使用して導入前に職員への研修を行いました。

マニュアル作成時には、タグマッチの操作方法を詳しく説明していただき、疑問点にも的確な回答をいただきました。
そのため、運用前に不安や疑問点を解消することができ、スムーズに運用を開始することができました。

導入後、期待通りの効果は得られましたか？

こうしてタグマッチを導入し、今まで紙で管理していた持出返却業務、棚卸業務がすべてタグマッチを利用した管理に変わりました。
心配していた職員の混乱もなく、操作方法も簡単なため、２・３回の利用で慣れることができたのはタグマッチだからこそだと思います。

日々の調書の持出返却の正確性は格段に上がり、職員の負担も減りました。
また、棚卸に要していた時間は、タグマッチ導入以前の５分の１ほどに減りました。
導入前の課題であった調書管理の正確性と効率性は大部分が解決できたと思います。